Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

2. Welche Daten wir verarbeiten

2.1 Nutzerkonto (optional)

Wenn Sie ein Konto erstellen, speichern wir:

• E-Mail-Adresse – für Login und Kommunikation
• Passwort – verschlüsselt gespeichert (bcrypt, 12 Runden)
• Organisation – falls angegeben
• Nutzungsstatistik – Anzahl Transkriptionen pro Monat und Credit-Verbrauch

Speicherdauer: Solange Ihr Konto besteht. Nach Kontolöschung werden Kontodaten gelöscht, Audit-Logs anonymisiert und zugehörige Dateien entfernt. Der Arbeitsbereich des Kontos mit seinem Namen, seinen Projekten und seinen Einladungen, das Credit-Konto und die Credit-Buchungen werden nicht gelöscht, sondern bleiben aus Buchhaltungsgründen bestehen. Der Name des Arbeitsbereichs kann die Organisation oder der Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ sein. Datenbank-Sicherungen laufen nach der Betriebsvorgabe von 14 Tagen aus; bis dahin stehen auch die Daten eines gelöschten Kontos in älteren Sicherungen. Rechnungsdaten bewahren wir 10 Jahre auf (gesetzliche Aufbewahrungspflicht gemäß HGB/AO).
Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Erforderlichkeit: E-Mail-Adresse und Passwort sind für ein Konto erforderlich, ohne sie können wir kein Konto anlegen. Die Angabe der Organisation ist freiwillig.

2.2 Audio und Video in Präsentationen

Enthält eine hochgeladene PowerPoint-Datei eingebettete Audio- oder Videodateien, können diese zur Erstellung einer Textalternative transkribiert werden. Die Medien werden wie die Präsentation selbst vorübergehend auf dem Server gespeichert (Abschnitt 2.3).

Transkription auf eigenen Servern: Die Spracherkennung läuft auf unseren eigenen Servern. Audio- und Videodateien werden nicht an externe KI-Dienste übermittelt.

2.3 Dateien und Zwischenresultate

Für das Smart-PDF aus PowerPoint, Word und PDF und für InDesign-Dateien speichern wir Dateien vorübergehend auf dem Server.

• Smart-PDF aus PowerPoint, Word und PDF (Quelldatei, Smart-PDF, Prüfbericht, Auftragsdaten): bis zu 48 Stunden
• IDML-Quelldateien und InDesign-Pakete sowie die daraus erstellten Prüfentwürfe (Quelle, Entwurf, Prüfbelege, Auftragsdaten): bis zu 25 Stunden nach Abschluss des Auftrags (24 Stunden Frist, stündliche Bereinigung)
• Zwischendateien und Smart-PDF-Pakete im PDF/UA-Verarbeitungsdienst: bis zu 24 Stunden

Die Fristen sind Obergrenzen und laufen ab dem Hochladen beziehungsweise ab Beginn des Auftrags, bei InDesign-Dateien ab dem Abschluss des Auftrags. Danach werden die Dateien automatisch gelöscht.

2.4 KI-gestützte Aufbereitung zum Smart-PDF (PowerPoint, Word, PDF)

Für die Umwandlung einer PowerPoint-, Word- oder PDF-Datei in ein barrierefreies Smart-PDF übermitteln wir Inhalte der Datei an einen KI-Inferenzdienst der Hetzner Online GmbH (KI-Inferenzdienst), Deutschland. Als Sprachmodell dient Qwen3.8-27B; fällt es aus, schalten wir auf Qwen3.6-35B-A3B um. Beide Modelle laufen über die Hetzner-Inferenz-API; dieser Betrieb ist vorläufig.

• Übermittelte Daten: Text der Folien oder Seiten; Gerenderte Folien- oder Seitenbilder; Quell- und Smart-PDF-Pakete der optionalen KI-Vorprüfung (Matterhorn Council)
• Zweck: Erstellung des Smart-PDF: Zusammenfassungen, Bildbeschreibungen und Lesereihenfolge; bei aktivierter KI-Vorprüfung zusätzlich deren Prüfschritte
• Standort: Deutschland

Rechtsgrundlage: Durchführung der von Ihnen angeforderten Aufbereitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), mit Konto ebenso wie im Testlauf ohne Konto (Abschnitt 2.8).
Erforderlichkeit: Das Hochladen einer Datei ist freiwillig. Ohne die Übermittlung an den KI-Inferenzdienst können wir das Smart-PDF nicht erstellen.

Prüfung und Korrektur: Ist die automatische Nachbesserung oder die Prüfung des Matterhorn-Protokolls eingeschaltet, übermitteln wir dafür Inhalte der Datei an die AKI.IO GmbH, Berlin. Zweck: Prüfung und Korrektur des barrierefreien Smart-PDF durch ein offenes Sprachmodell. Übermittelt werden: Auszüge des Smart-PDF zu den beanstandeten Stellen; Text und gerenderte Bilder der zugehörigen Folien oder Seiten. Wir lassen dort nur Modelle der Vertrauensstufe TL5 zu: Nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag von AKI.IO (Stand 13.10.2026) heißt das Verarbeitung ausschließlich in Deutschland durch einen deutschen Betreiber, ohne Speicherung und ohne Training mit Ihren Daten. Unterauftragsverarbeiter von AKI.IO für diese Stufe sind die AIME GmbH, Berlin (GPU-Rechenleistung), und die ScaleUp Technologies GmbH & Co. KG, Hamburg (Rechenzentrum).

2.5 Früher angelegte Kurzlinks (URL kürzen)

Den Dienst URL kürzen bieten wir nicht mehr an; neue Kurzlinks entstehen nicht, und bestehende leiten nicht mehr weiter. Wer früher als angemeldeter Nutzer einen Kurzlink angelegt hat, bei dem sind weiter gespeichert:

• Kurzcode und Ziel-Adresse des Links
• Titel – falls angegeben
• Passwort – falls Sie den Link schützen, nur als bcrypt-Prüfwert
• Ablaufdatum (falls angegeben), Erstellzeitpunkt und Status (aktiv, pausiert)
• Klickzahlen – die Gesamtzahl und die Zahl je Tag

Beim Aufruf eines früheren Kurzlinks erhält der Besucher nur noch die Antwort, dass die Adresse nicht mehr angeboten wird. Das Zugriffsprotokoll des Webservers (Abschnitt 2.7) enthält den Kurzcode als aufgerufene Adresse.

Speicherdauer: Kurzlinks (URL kürzen) werden nicht mehr angeboten und leiten nicht mehr weiter. Früher angelegte Kurzlinks haben keine automatische Löschfrist und bleiben mit ihrer Ziel-Adresse bis zur Löschung des Kontos gespeichert.

2.6 Protokolldaten (Audit-Logs)

• IP-Adresse – nur als Hash (SHA-256) gespeichert; das ist eine Pseudonymisierung, keine Anonymisierung
• Zeitstempel – wann Aktionen durchgeführt wurden
• Aktionstyp – z. B. Login

Speicherdauer: 90 Tage
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

2.7 Zugriffsprotokoll des Webservers

Bei jedem Aufruf unserer Seiten schreibt der Webserver die IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse und die Browserangaben in sein Zugriffsprotokoll. Das gilt für alle Besucher, mit und ohne Konto.

Zweck: Betrieb und Sicherheit der Website
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Erforderlichkeit: Die Daten fallen beim Aufruf der Seiten automatisch an.
Speicherdauer: Für dieses Protokoll ist keine Löschfrist eingerichtet.

2.8 Testlauf ohne Konto

Die ersten Folien einer Präsentation oder die ersten Seiten eines Word- oder PDF-Dokuments können Sie ohne Konto aufbereiten lassen. Dafür verarbeiten wir die hochgeladene Datei wie in den Abschnitten 2.3 und 2.4 beschrieben, ohne sie einem Konto zuzuordnen. Ihr Browser merkt sich dazu ein Zugriffs-Token (Abschnitt 3).

Damit der kostenlose Testlauf nicht beliebig oft genutzt wird, speichern wir in der Datenbank einen mit einem geheimen Wert versehenen Hash Ihrer IP-Adresse (SHA-256), die Zahl der Testläufe und den Beginn des Zeitfensters. Das Zeitfenster beträgt standardmäßig 24 Stunden. Einträge, die seit mindestens sieben Tagen nicht verändert wurden, löschen wir bei einem späteren Testlauf. Der Hash ist pseudonym und kann nicht ohne Weiteres einer Person zugeordnet werden.

Zweck: Durchführung des Testlaufs und Begrenzung der kostenlosen Nutzung
Rechtsgrundlage: Durchführung des von Ihnen angeforderten Testlaufs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für die Begrenzung unser berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Erforderlichkeit: Das Hochladen ist freiwillig; ohne Datei gibt es keinen Testlauf. Der Hash der IP-Adresse entsteht beim Testlauf automatisch.

2.9 Word-, PDF- und InDesign-Dateien

Word- und PDF-Dateien bereiten wir wie Präsentationen zum Smart-PDF auf (Abschnitt 2.4). InDesign-Dokumente können angemeldete Nutzer als IDML-Datei oder InDesign-Paket hochladen; daraus entsteht ein PDF-Entwurf. Wir speichern die Datei und die daraus entstehenden Zwischen- und Ergebnisdateien (Smart-PDF oder PDF-Entwurf, Prüfbelege und Auftragsdaten) vorübergehend.

• Word: Word-Dateien wandelt der PDF/UA-Dienst auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH zuerst in ein PDF um; daraus entsteht wie bei PowerPoint ein Smart-PDF mit Prüfbericht.
• InDesign: InDesign-Dateien verarbeiten wir als IDML-Datei oder als InDesign-Paket (ZIP) ohne Adobe InDesign auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH. Die Dokumentdaten der Produktion liegen dort getrennt von den Testdaten. Native InDesign-Dateien (.indd) nehmen wir nicht an. Aus der IDML-Datei erstellt der Dokumentdienst auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH den PDF-Entwurf mit Prüfbeleg.
• PDF: PDF-Dateien verarbeitet derselbe PDF/UA-Dienst auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH wie PowerPoint zu einem Smart-PDF mit Prüfbericht. Eine gescannte Seite ohne eingebetteten Text übernimmt er als Seitenbild mit Bildbeschreibung.
• Übermittelte Daten: Inhalt der hochgeladenen Datei einschließlich eingebetteter Bilder; bei einem InDesign-Paket die im Paket enthaltenen verknüpften Dateien (Ordner „Links“) und Schriften
• KI-Verarbeitung: Für das Smart-PDF aus Word- und PDF-Dateien gehen Text und gerenderte Seitenbilder an den KI-Inferenzdienst der Hetzner Online GmbH, wie bei PowerPoint. Inhalte aus InDesign-Dateien gehen an keinen KI-Inferenzdienst.
• Texterkennung: Aus IDML-Dateien liest der Dokumentdienst den Text direkt; eine Texterkennung kommt dafür nicht zum Einsatz.

Speicherdauer: Die Fristen für Word- und PDF-Dateien (Smart-PDF) und InDesign-Dateien (IDML und Pakete) stehen in Abschnitt 2.3.
Rechtsgrundlage: Durchführung der von Ihnen angeforderten Aufbereitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Erforderlichkeit: Das Hochladen ist freiwillig. Ohne die Datei können wir das Smart-PDF oder den PDF-Entwurf nicht erstellen.

2.10 Dokument-Agent

Der Dokument-Agent nimmt PowerPoint-, Word-, PDF- und InDesign-Dateien (IDML oder InDesign-Paket) an, erkennt das Format und startet die passende Umwandlung. Er nimmt PowerPoint, Word, PDF und InDesign (als IDML oder als InDesign-Paket im ZIP) an. Bei der Einschätzung entsteht ein signierter Aufnahmebeleg mit der Prüfsumme der Datei, ihrer Größe, dem erkannten Format, dem gewählten Ablauf und Ihrer Nutzerkennung; er gilt 15 Minuten. Die Verarbeitung nach Ihrer Bestätigung folgt den Abschnitten 2.3, 2.4 und 2.9.

Rechtsgrundlage: Durchführung der von Ihnen angeforderten Aufbereitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Erforderlichkeit: Die Nutzung ist freiwillig und setzt ein Konto voraus.

3. Keine Tracking-Cookies, kein Tracking

Wir setzen keine Tracking-Cookies ein und nutzen keine Dienste zur Besucheranalyse oder zum Marketing-Tracking.

• Keine Tracking-Cookies
• Keine Tracking-Pixel
• Keine Analytics-Dienste (Google Analytics, etc.)
• Keine Social-Media-Plugins

Zur Bereitstellung notwendiger Funktionalität (z. B. UI-Einstellungen) nutzen wir den lokalen Speicher (LocalStorage) Ihres Browsers. Diese Daten bleiben auf Ihrem Gerät. Für den Login verwenden wir technisch notwendige, sichere Session-Cookies (HttpOnly) — diese dienen nicht dem Tracking.

Im Testlauf ohne Konto legt Ihr Browser je Auftrag ein Zugriffs-Token im Sitzungsspeicher (sessionStorage) ab. Es dient nur dazu, das Ergebnis Ihres Auftrags abzurufen, und verschwindet, wenn Sie den Tab schließen. Lädt eine Seite nach einer neuen Version der Website veraltete Programmteile nach, merkt sich der Browser außerdem für alle Besucher den Zeitpunkt der letzten automatischen Neuladung im Sitzungsspeicher, damit die Seite nicht in einer Schleife neu lädt. Der Zugriff auf Ihr Endgerät ist für diese Funktionen unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

4. Hosting und Auftragsverarbeitung

Unsere Server werden betrieben von:

Mit Hetzner besteht für das Server-Hosting ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Plattform- und Verarbeitungsdaten werden im Standardbetrieb in deutschen Rechenzentren verarbeitet. Zum KI-Inferenzdienst von Hetzner siehe Abschnitt 2.4.

Die Verträge mit der Hetzner Online GmbH (Server-Hosting und KI-Inferenz) und mit Resend schließt die TYRN.ON GmbH.

4.2 E-Mail-Versand

An Resend werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen E-Mail übermittelt. Haben Sie bei einem Auftrag eine Benachrichtigung angefordert, enthält die E-Mail den Dateinamen. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sofern Resend unter dem Framework zertifiziert ist; den Nachweis prüfen wir zurzeit.

4.3 Kenntnisnahme bei Registrierung

Bei der Registrierung bestätigen Sie, diese Datenschutzerklärung gelesen und zur Kenntnis genommen zu haben. Die Bestätigung wird mit Zeitstempel und Version dokumentiert. Sie ist keine Einwilligung; die Rechtsgrundlage der Kontodaten ist die Vertragserfüllung (Abschnitt 2.1).

4.4 Verarbeitungsaufträge (Jobs)

Temporäre Verarbeitungsdaten werden je nach Ergebnisart zwischengespeichert (Fristen in Abschnitt 2.3) und anschließend automatisch gelöscht.

5. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Daten:

Für die Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: datenschutz@voxdrop.live

6. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

7. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann gelegentlich aktualisiert werden. Die aktuelle Version finden Sie immer auf dieser Seite.

Stand: 6. November 2026