Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Dokumentation gemäß Art. 32 DS-GVO
Die folgenden Maßnahmen beschreiben das Schutzniveau für die Verarbeitung personenbezogener Daten in VoxDrop und dienen als Prüfunterlage für Datenschutz, IT und Beschaffung.
Schutzmaßnahmen
Dokumentierte technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen in strukturierter Form.
Prüfbar
Geeignet für AVV-Anlagen, Datenschutzprüfung und interne Sicherheitsbewertung.
Aktualisiert
Stand 03.11.2026; offene Nachweise sind separat gelistet.
1. Zutrittskontrolle
Maßnahmen zur Verhinderung des unbefugten Zutritts zu Datenverarbeitungsanlagen
- Serverstandort in Deutschland; die Rechenzentrumsnachweise des Hosters liegen vor
- Zutrittskontrolle durch den Rechenzentrumsbetreiber
- Physische Sicherheitsmaßnahmen des Rechenzentrums sind durch Nachweise des Hosters belegt
- Zertifikate und Sicherheitsbeschreibung des Hosters liegen vor
2. Zugangskontrolle
Maßnahmen zur Verhinderung der unbefugten Nutzung von Datenverarbeitungssystemen
- Passwortrichtlinien (min. 12 Zeichen, Komplexitätsanforderungen)
- Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP) für Konten aktivierbar
- Automatische Sperrung nach fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen
3. Zugriffskontrolle
Maßnahmen zur Gewährleistung, dass nur autorisierte Personen auf Daten zugreifen
- Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (RBAC)
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge (Audit-Logs)
- Sichere Löschung von Daten nach Aufbewahrungsfristen
4. Weitergabekontrolle
Maßnahmen zum Schutz bei der elektronischen Übertragung von Daten
- HTTPS/TLS für die Verbindung zwischen Browser und VoxDrop sowie zum KI-Inferenzdienst
- Dateien liegen vorübergehend auf dem Server; für das Smart-PDF gehen Text und gerenderte Bilder der Folien oder Seiten an den KI-Inferenzdienst der Hetzner Online GmbH (siehe Subunternehmer-Verzeichnis)
- Sichere API-Authentifizierung (z. B. JWT) und Rate-Limits
- Drittländer nur für notwendige Nebenleistungen (z. B. E-Mail-Versand) – siehe Subunternehmer-Verzeichnis
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge (Audit-Logs, Fehlerlogs)
5. Eingabekontrolle
Maßnahmen zur Nachvollziehbarkeit von Dateneingaben und -änderungen
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge mit Zeitstempel, Aktionstyp und Konto-Zuordnung (Audit-Logs)
6. Auftragskontrolle
Maßnahmen zur weisungsgemäßen Verarbeitung durch Auftragnehmer
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit der Hetzner Online GmbH für das Server-Hosting
- Transparente Subunternehmer-Liste
7. Verfügbarkeitskontrolle
Maßnahmen zum Schutz gegen Datenverlust und zur Wiederherstellung
- Datenbank-Sicherungen ohne Dokumentinhalte. Datenbank-Sicherungen laufen nach der Betriebsvorgabe von 14 Tagen aus; bis dahin stehen auch die Daten eines gelöschten Kontos in älteren Sicherungen.
- Nachweis erforderlich: letzter Restore-Test und aktuelle Backup-Policy
- Verfügbarkeitsmaßnahmen der Infrastruktur laut Nachweisen des Hosters
8. Trennungskontrolle
Maßnahmen zur getrennten Verarbeitung von Daten verschiedener Auftraggeber
- Logische Mandantentrennung in der Datenbank
- Trennung von Entwicklungs- und Produktionsumgebungen; die Dokumentdaten der Produktion liegen auf dem Server getrennt von den Testdaten
- Keine mandantenübergreifenden Datenzugriffe