Exit- und Löschkonzept
Vertragsende, Datenportabilität und sichere Löschung – EVB-IT Cloud Anlage
Diese Anlage beschreibt Export, Portabilität, Migrationsunterstützung und Löschung bei Vertragsende und macht die Schritte für Auftraggeber nachvollziehbar.
Portabilität
JSON-Datenexport im Konto und Download der Ergebnisse im Werkzeug.
Löschung
Konto löschen entfernt Konto, Aufträge und Kurzlinks; Dateien laufen nach festen Fristen aus.
Weiterbetrieb
Optionale Migrationsunterstützung auf Anfrage.
1. Datenklassen und Aufbewahrungsfristen
Folgende Datenklassen werden im Rahmen der Leistungserbringung verarbeitet:
| Datenklasse | Beispiele | Aufbewahrung | Export-Format |
|---|---|---|---|
| Account-/Mandantendaten | Nutzer-ID, E-Mail, Organisation, Rolle | Bis zur Löschung des Kontos (gesetzliche Pflichten ausgenommen) | JSON |
| Uploads (Originale) | PPTX, Word- und InDesign-Dateien, in Präsentationen eingebettete Audio- und Videodateien | Temporär, je Ergebnisart: Smart-PDF aus PowerPoint, Word und PDF (Quelldatei, Smart-PDF, Prüfbericht, Auftragsdaten): bis zu 48 Stunden; IDML-Quelldateien und InDesign-Pakete sowie die daraus erstellten Prüfentwürfe (Quelle, Entwurf, Prüfbelege, Auftragsdaten): bis zu 25 Stunden nach Abschluss des Auftrags (24 Stunden Frist, stündliche Bereinigung); Zwischendateien und Smart-PDF-Pakete im PDF/UA-Verarbeitungsdienst: bis zu 24 Stunden. | Kein Export |
| Derivate/Outputs | Smart-PDFs, Prüfberichte | Wie Uploads | Download im Werkzeug |
| Kurzlinks | Kurzcode, Ziel-Adresse, Titel, Ablaufdatum, Klickzahlen | Kurzlinks (URL kürzen) werden nicht mehr angeboten und leiten nicht mehr weiter. Früher angelegte Kurzlinks haben keine automatische Löschfrist und bleiben mit ihrer Ziel-Adresse bis zur Löschung des Kontos gespeichert. | JSON |
| Arbeitsbereich und Credit-Konto | Name des Arbeitsbereichs (Organisation oder E-Mail-Adresse vor dem @), Credit-Stand, Credit-Buchungen | Bleiben nach der Löschung des Kontos aus Buchhaltungsgründen bestehen | Kein Export |
| Metadaten | Dateinamen, Parameter, Timestamps, Job-Status | Temporär, Auftragsdaten wie das zugehörige Ergebnis | JSON |
| Audit-Logs | Wer, wann, welche Aktion | 90 Tage (Standard, konfigurierbar) | JSON (letzte 100 Einträge) |
| Backups | Datenbank-Sicherungen ohne Dokumentinhalte, mit Konten und Kurzlinks | Vorgabe im Betrieb: 14 Tage | Nicht direkt |
2. Datenexport und Portabilität
Gemäß Art. 20 DSGVO und EVB-IT Cloud-AGB stellen wir folgende Export-Möglichkeiten bereit:
Self-Service Export
- • Einzeldatei-Download im Werkzeug (Smart-PDF)
- • Einstellungen → Datenexport (JSON-Datei mit Konto, Sitzungen, Aufträgen samt Ergebnistext, Kurzlinks mit Klickzahlen und den letzten 100 Protokolleinträgen)
Zu beachten
- • Hochgeladene Dateien lassen sich nicht aus VoxDrop exportieren.
- • Ergebnisdateien werden nach den Fristen aus Abschnitt 1 gelöscht und lassen sich danach nicht mehr herunterladen.
Exportformate: PDF (Smart-PDF, Prüfbericht) und strukturierte Daten (JSON). Keine proprietären Formate.
3. Migrationsunterstützung
Bei Vertragsende bieten wir folgende Unterstützungsleistungen an (soweit vereinbart):
Kickoff & Abstimmung
Koordination mit dem Auftraggeber und ggf. Nachfolgeanbieter
Migrationskonzept
Dokumentation der Datenstrukturen, Formate und Cut-over-Plan
Technische Unterstützung
Unterstützung bei Exportläufen und Validierung der Vollständigkeit
Weiterbetrieb (optional)
Bis zu 6 Monate Weiterbetrieb im bisherigen Umfang auf Anfrage
Migrationsleistungen werden separat beauftragt und vergütet.
4. Löschprozess
Die Löschung erfolgt über die Löschung des Kontos nach folgendem Ablauf:
Löschung auslösen
Nutzer löschen ihr Konto in den Einstellungen („Konto löschen“, mit Passwort und Bestätigung). Die Löschung läuft sofort; eine Frist zwischen Vertragsende und Löschung kennt die Software nicht.
Konto und Aufträge
Konto, Sitzungen, Aufträge samt Ergebnistext, Kurzlinks und Klickzahlen werden aus der Datenbank gelöscht. Ergebnisdateien, die nur diesem Konto gehören, werden vom Server entfernt. Der Arbeitsbereich des Kontos mit seinem Namen, seinen Projekten und seinen Einladungen, das Credit-Konto und die Credit-Buchungen werden nicht gelöscht, sondern bleiben aus Buchhaltungsgründen bestehen. Der Name des Arbeitsbereichs kann die Organisation oder der Teil der E-Mail-Adresse vor dem @ sein.
Protokolle
Audit-Logs verlieren Nutzerbezug und Details und laufen nach 90 Tagen aus.
Sicherungen
Datenbank-Sicherungen enthalten keine Dokumentinhalte (Ergebnistexte, Eingabedaten und Dateinamen sind geleert), aber weiter Konten mit E-Mail-Adresse und Organisation sowie Kurzlinks mit Ziel-Adresse und Titel. Datenbank-Sicherungen laufen nach der Betriebsvorgabe von 14 Tagen aus; bis dahin stehen auch die Daten eines gelöschten Kontos in älteren Sicherungen.
Auf Anfrage bestätigen wir die Löschung schriftlich per E-Mail (von Hand, nicht automatisch).
5. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten
Folgende Daten können aufgrund gesetzlicher Vorgaben länger aufbewahrt werden:
- Rechnungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
- Vertragsdaten: 3 Jahre nach Vertragsende (Verjährung)
- Security-Logs: Ggf. länger bei laufenden Ermittlungen